Кризис и самоизоляция спровоцировали серьезные изменения в различных отраслях.

В конце февраля этого года стало понятно, что Ситуация с COVID-19 очень серьезная. Вся компания «Кабельные системы» практически в полном составе и в кратчайшие сроки перешла на удалёнку. Быстро развернуть удаленную работу целой организации достаточно сложно. Важно не просто реализовать техническую составляющую, но и помочь сотрудникам адаптироваться к новому режиму.

Мы работаем удалённо уже третий месяц, и все наши рабочие процессы протекают в штатном режиме. Большинство сотрудников с первых дней адаптировались к новому режиму. А вести контроль и учет помогает наше собственное ПО.

Роман Лушин генеральный директор «Кабельные Системы»

Первичной задачей была необходимость разработать соответствующий план действий, который позволит настроить для всех сотрудников телефонию и доступ к внутренним ресурсам компании. Он должен содержать перечень шагов по обеспечению сотрудников необходимым оборудованием и настройке ПО. Конечно, не стоит забывать и об удаленной помощи, для этого этого у нас есть чат «горячей линии», где каждый сотрудник может задать вопрос, описать свою проблему и получить оперативную поддержку, а на каждом компьютере или ноутбуке сотрудника должен быть установлен TeamViewer и VPN.

Итак, для полноценной работы на удалёнке понадобятся:

• IP-телефония, с бесперебойной поддержкой;
• удаленный доступ через VPN-соединение – это позволит подключаться к внутренним ресурсам компании, при этом сохраняя достаточный уровень безопасности;
• подключение ко всем сервисам и ПО компании, для организации документооборота;
• системы внутренней коммуникации – видео-конференц-связь, голосовая связь, чат для обмена оперативной информацией, и т.д.;
• организация оперативной технической поддержки;
• сервисы, позволяющие ставить задачи и контролировать их исполнение.

Организация удалённой работы

Всех сотрудников, не имеющих собственных устройств, компания обеспечила рабочими инструментами. В первую очередь: персональным компьютерами и ноутбуками. Всех менеджеров, а так же сотрудников, часто работающих со звонками, обеспечили необходимым ПО для телефонии. Что касается софта, то перечень достаточно большой и включает в себя компоненты, в зависимости от потребностей сотрудника. Например, 1С и Microsoft Officе – это незаменимые вещи для всего офиса. Обязательно антивирусные программы для всех, так как серфинг в интернете на удалёнке скорее всего будет небезопасный.

Плюсы: не тратим 2 часа в день на дорогу в офис и обратно, а значит, имеет возможность уделять больше времени своей семье или другим делам. Экономятся деньги на дорогу. К тому же для работы из дома не нужны брюки и рубашка. На удалёнке не нужно вставать по будильнику и толкаться в переполненном транспорте. Оформить домашнее рабочее место можно по собственному вкусу, не считаясь с корпоративными правилами.
Минусы: недостаток живого общения и необходимость настраивать себя на работу каждый раз, когда хочется лежать на диване. Нехватка обратной связи с руководителем. Сотрудник не всегда получает вовремя оценку своего труда. Удаленная работа требует высокой самодисциплины и личной ответственности, а потому подходит не всем.

Фёдор Кософиди начальник отдела продаж

Что касаемо организации документооборота и внутренней отчетности, у нас есть для этого собственное ПО. С недавнего времени все счета, заявки, закупки и продажи у нас хранятся в электронном виде. Больше никакой бумажной волокиты!

Чуть больше года назад у нас было запущено ПО собственной разработки «ТРИС» - информационная система, обеспечивающая автоматизацию бизнес-процессов организации, электронного документооборота, внутренней отчетности и складского учета, с возможностью удаленного доступа с любых устройств. С этого времени вся информация, необходимая для функционирования организации, стала храниться в электронном виде, это позвонило полностью отказаться от бумажных документов. Так что к удаленной работе мы были подготовлены. В период удаленной работы нашей организации эта система особенно показала свою эффективность, потому что у сотрудников ничего не изменилось с точки зрения рабочих процессов с системой, они просто стали работать с ней из дома. Мы можем с уверенностью утверждать, что огромная работа, которую мы проделали, по разработке нашей информационной системы, была не зря и результат ее стал особенно необходим в такой непростой период.

Вячеслав Михайловразработчик

Касаемо телефонии - сотрудники могут использовать как переадресацию на мобильные телефоны, так и софт на смартфоне или компьютере. Тут каждый менеджер выбрал вариант, который ему удобнее. С этим возникли небольшие сложности, но об этом чуть позже.

Адаптация к удалённой работе

«Кабельные системы», как современная компания, всегда была лояльна к дистанционной работе. Этому способствовал гибкий график — кто-то может начать рабочий день в 9 утра, кто-то приехать в офис к полудню, а кто-то и вовсе пару дней в неделю трудиться из дома. Также и наличие сотрудников, работающих удалённо из регионов, и даже других стран, расположенных в разных часовых поясах. Поэтому у большинства сотрудников не возникло никаких проблем с самого начала удалённой работы.

Конечно, сотрудникам, проживающим в одиночестве, рабочий процесс из дома даётся проще, нежели ребятам семейным. Находясь одному, проще сконцентрироваться и целиком посвятить себя работе. С начала и до конца рабочего дня. Иной раз, можно и засидеться до позднего вечера за компьютером. Или наоборот, встать на часок-другой пораньше, дабы разгрести текущие дела. Никому не мешая этим. Проживая же с маленькими детками, рабочий процесс в режиме домашней изоляции весомо усложняется. Сотрудник отвлекается на бытовые аспекты, общение с домочадцами. Хочется иной раз расслабиться и прилечь отдохнуть. Сложно настроить себя, что ты дома не на каникулах и надо придерживаться режима. Поэтому важно, чтобы члены семьи понимали тебя и поддерживали. А именно, - не мешали. Считались с сложившимися обстоятельствами, и смиренно ждали конца рабочего дня. Вообще в этот сложный непривычный период мы все стараемся быть терпимыми и устойчивыми. Не позволяем эмоциям, слабостям и усталости брать над нами верх. Важно подчерпнуть мораль и сделать правильные выводы. Кому-то подобрать новый подход к работе. Более эффективный, научиться расставлять приоритеты. Кому-то по душе работать амбулаторно. Ведь в этом есть безусловные плюсы. Точно знаем одно, это время мы будем ещё не раз вспоминать,   и надеюсь, с улыбкой. Ведь всё к лучшему.

Ирина Корчагина менеджер по продажам

Техническая поддержка

Техподдержка и раньше частично функционировала удалённо. Она взаимодействует с клиентами через специальную систему, в которой сотрудники размещают свои обращения.

Главной проблемой в первые 2 недели карантина оказались сбои в работе IP телефонии, так как серверы компании, с которой мы сотрудничаем, оказались перегружены, из за массового наплыва новых клиентов. Проблема быстро решилась при помощи переадресации звонков на мобильные телефоны. Однако серьезных ситуаций, которые могли бы повлиять на работу компании, за всё это время не возникло.

Еще во времена работы в офисе я по договоренности с руководителем отдела иногда оставался поработать дома. Возможно, тогда и сформировалась моя любовь к «надомной» работе. Дома – тишина и комфорт, рай для интроверта. Ничто не мешает погружаться в рабочий процесс и слушать любимую музыку, причем без наушников. В обеденное время сам могу готовить еду, больше никаких бизнес ланчей и перекусов! Не говоря уже об экономии денег и времени. Работать приходится в режиме мультизадачности, постоянно переключаясь с основных задач на поддержку других пользователей, решая их небольшие проблемы. Только никак не могу привыкнуть своевременно вести тайм метрику, переключаясь между задачами, поэтому есть некоторые проблемы с отчетностью. Пожалуй, для меня, это основной минус удалёнки, среди множества плюсов. В дальнейшем я бы хотел перейти на совмещенный график. Работать в офисе в те дни, когда в этом есть необходимость или не позволяет домашняя обстановка. И из дома, если текущие задачи требуют только наличие интернета.

Николай Трофимов интернет-маркетолог

Советы

Мы подготовили несколько советов для компаний, которые в перспективе хотели бы перевести всю или часть работы на удалённый формат.

• Тщательно позаботьтесь о технической стороне. Проверьте работоспособность ПК всех сотрудников, убедитесь, что у всех есть доступы к данным и средства коммуникации.

• Распишите по пунктам все аспекты рабочего процесса чтобы понять, на каких этапах могут возникнуть сложности у сотрудников, чтобы оперативно их решить.
  

• Поддерживайте командный дух и организовывайте возможность живой коммуникации как по рабочим, так и не рабочим вопросам. Для этого отлично подойдут чаты и конференции.

• Заранее решите проблемы в части эффективности встреч и коммуникаций, так как они крайне обостряются в рамках удалённой работы.

• Организуйте бесперебойную техподдержку. Мелкие проблемы у сотрудников будут возникать каждые 5 минут и важен оперативный отклик на них.

Вот так мы организовали рабочий процесс на удалёнке. Сотрудники довольны, а компания по-прежнему эффективна и, как всегда, работает для вас!